Soyons sérieux ! Mettre en place un Learning Centre ; enjeux et problématiques (2011)

Parce qu'un malheur n'arrive jamais seul...
Soyons sérieux, encore une fois...

... Et parlons Learning Centre, en nous appuyant sur un rapport d'études paru en 2011. Il s'inscrit dans le cycle de réflexions nées du partenariat entre la Caisse des Dépôts* et les Présidents d'Universités ; ces travaux sont centrés sur le développement de l'"université numérique". Mettre en place un Learning Centre ; enjeux et problématiques reflète la tendance des établissements supérieurs à faire évoluer leurs bibliothèques vers un Learning Centre**.

Le but de ce guide est d'amener les présidents d'université à s'interroger sur la nécessité de mettre en place un Learning Centre, et de leur faire connaître les enjeux et les problématiques que cela soulève une fois qu'il se sont décidés à en faire pousser un. Notons-le bien : cet écrit propose des pistes de réflexion visant à anticiper au mieux l'aboutissement d'un tel projet, et non pas des informations pratiques. On ne se lance pas dans une telle aventure sans se poser quelques questions... Pour illustrer le flot d'idées exposées ici, les auteurs (qui relèvent de la Caisse des Dépôts) se sont appuyés sur des établissements précurseurs en la matière : les universités de Kingston, Lille 3, Poitiers, Avans, Glasgow, Lausanne, Londres... Leurs exemples sont des réussites, mais les erreurs de certains gagnent à être analysées pour ne pas être reproduites dans de futurs projets.

Dans une première partie intitulée "Un outil stratégique au service de l'établissement", on nous explique que chaque Learning Centre est différent car il est le reflet de la fac ou de l'école dans laquelle il est construit. C'est pourquoi sa place est stratégique pour les étudiants et pour les dirigeants au niveau pédagogique, social, numérique... Les chefs d'établissement ont tout intérêt à se l'approprier, car il donne une certaine image de l'établissement qu'ils gèrent ; il s'adresse à tous les services, et devient un lieu où il est possible de faire se rencontrer des personnels et usagers qui ne se croiseraient pas habituellement. Plus que la bibliothèque universitaire, le Learning Centre est LE lieu de cohésion et de travail pluridisciplinaire.

Bien que tout le monde soit concerné par ses modalités de fonctionnement, seule une équipe, composée d'un représentant des différents départements de la fac doit piloter le projet de construction et le déploiement.

Il y aurait donc autant de Learning Centres que de facs ; pourtant, quelques caractéristiques sont communes à tous :
- l'offre de service large et intégrée
- la volonté de proposer un lieu fonctionnel et convivial
- l'organisation efficace des ressources permettant une progression dans l'apprentissage.

Communiquer autour du Learning Centre est primordial, il doit être connu en interne comme en externe.


Que doit-on pouvoir trouver dans un Learning Centre, et qui est censé l'utilisée ? C'est ce qu'on essaie de savoir dans la deuxième partie du guide : "Un savant équilibre entre services et équipements". Propose-t-on la même chose à tous les usagers ? Comment agence-t-on le lieu physique et les services à distance pour répondre aux attentes ?  Dans un premier temps, il vaut mieux partir des besoins des usagers, qui sont essentiellement des étudiants. Souvent, ils recherchent un lieu à la fois calme et convivial pour travailler et échanger, et sont demandeurs d'outils méthodologiques. Mais les professeurs et les chercheurs doivent aussi y trouver leur compte, en déposant et récupérant des supports de cours, en ayant le matériel et les ressources nécessaires pour mener leurs recherches, en restant au courant des innovations pédagogiques, en ayant accès à des espaces dédiés (salles de conférence, de rendez-vous..). Enfin, le Learning Centre s'adresse aussi aux personnels, qui peuvent avoir des besoins de formation, à l'environnement économique et social local, et au grand public.

Une fois que ces besoins sont définis, les Learning Centres proposent généralement une offre orientée étudiants et profs articulée avec d'autres services qui pourront varier d'une fac à une autre (cafétéria, permanence du CROUS, espace orientation, librairies, banques..). Encore faut-il avoir un équipement de qualité qui permette tout cela. Même s'il ne faut pas oublier de mettre en place des services à distance, le lieu physique est primordial ; son implantation sur le campus et son agencement doivent faire l'objet d'une vraie réflexion. Il sera de préférence situé au centre de la fac, à un endroit où les étudiants passent beaucoup, mais pas forcément : si le LC sait se rendre indispensable par son offre, les étudiants se bougeront sans problème pour y aller. Attention ! Ce lieu convivial qui propose de nombreuses ressources peut vite être surchargé, faute d'avoir mal estimé le taux de fréquentation. Dans ce guide, il est conseillé d'anticiper l'amplitude horaire, de favoriser l'accessibilité, d'organiser les lieux en zones d'ambiance, de tenir compte du design en prenant garde qu'il ne nuise pas à l'accessibilité, de privilégier l'éco-conception... Evidemment, les installations informatiques, avec ou sans fil, doivent être pensées de manière à satisfaire quantitativement et qualitativement les usagers.

"Un modèle d'organisation privilégiant la flexibilité et la réactivité" 
On essaie ici de proposer un modèle d'organisation du Learning Centre, à supposer que ce soit possible.
Tout d'abord, il paraît judicieux d'organiser la coordination des différents pôles Sachant qu'il abrite au moins forcément le SCD et le département des TIC, et d'autres services en fonction des établissements, la question est de savoir comment faire collaborer efficacement les différentes entités : faut-il aller vers une conservation de l'autonomie de chacun, avec une claire séparation des services ? faut-il privilégier un fonctionnement selon un projet commun aux différents pôles, voire les faire fusionner ? Tout est possible en fonction du profil de l'établissement, des projets lancés, des objectifs à atteindre.

Alors comment savoir quel mode de fonctionnement sera le meilleur, sachant qu'on peut se tromper, et que pour cette raison, il faut se laisser une marge de rectification ? En se posant quelques questions incontournables : à qui le Learning Centre doit-il être rattaché, en fonction des "spécialités" qu'il propose ? Faut-il opter pour une gestion centralisée ou partagée ? Quels sont les objectifs fixés par chaque département concerné ?

L'accueil des publics s'organise, et plus seulement par les bibliothécaires, qui peuvent se consacrer à d'autres tâches. Au delà de l'accueil, on se partage le travail : chacun se voit attribuer des taches en fonction des services, afin de répondre aux besoins des usagers (méthodologie, mise à disposition des supports...). L'utilisation d'un organigramme précis (établissement d'une direction, d'adjoints, d'équipes...) semble difficilement contournable.

On en arrive justement au "rôle clé des personnels". L'évaluation des besoins en personnels nécessite une bonne connaissance du métier de bibliothécaire et de son évolution : aujourd'hui, le professionnel de la documentation et des bibliothèques effectue moins de prêt, se situe plus dans l'aide à l'usager, travaille en collaboration avec les équipes pédagogiques, élargit ses compétences aux TIC). De nouveaux métiers apparaissent, tels que "l'information specialist", qui lie la documentation et la pédagogie), ou les personnels "pros" de l'accueil et de la régulation des flux... Une fois qu'on sait ce qu'on a et ce qui manque par rapport à ce dont on a besoin, on peut se réunir pour définir le recrutement et parler des questions pratiques (quel nombre de postes demander et attribuer, combien d'heures de travail, quel salaire?).

La formation des personnels documentalistes et des "moins spécialistes" de l'information communication doit être mise en place, de façon à ce que tous puissent travailler ensemble et connaître les compétences des uns et des autres ; les métiers changent, et les carrières des uns et des autres doivent elles aussi pouvoir évoluer. Nécessité d'enseigner la base des fonctions de doc aux personnels des autres services.

"Une mise en place complexe"
Le projet de lancement d'un Learning Centre prend du temps : en moyenne trois ans. Cerner les coûts, établir des budgets distincts prend du temps. Pour prévoir au mieux et réserver un budget d'investissement et de fonctionnement, il faut pouvoir estimer le plus finement possible ce que coûte chaque secteur : équipement TIC, personnels, bâtiment... La démarche conseillée est de définir des grandes lignes de dépenses en fonction des secteurs, et d'affiner progressivement jusqu'à trouver un équilibre optimal. Des exemples de budgets alloués à différents Learning Centre nous sont donnés afin qu'on puisse avoir des repères.

Le financement de la construction des locaux demande une attention particulière : l'université doit-elle la prendre en charge et opter pour une maîtrise totale de la construction ? ou, compte tenu de la LRU, tenter de monter un contrat de partenariat pour se décharger en partie des frais ? Dans le deuxième cas, il faudra s'attacher à garder le contrôle des travaux de manière à obtenir le résultat souhaité. L'établissement reste le mieux placé pour savoir ce qui lui correspond. Pourtant, un contrat de partenariat est intéressant car il ouvre entre autres droit aux subventions publiques. Le financement de l'équipement numérique demande une réflexion particulière : il évolue vite, doit être renouvelé souvent et a un statut primordial dans le Learning Centre. Entre ressources propres, appui des collectivités et mécénat, le projet peut être financé de différentes manières.


Ce guide réalisé permettre aux chefs d'établissements de réfléchir en amont de la mise en place d'un Learning Centre réussit à s'adresser à tous les chefs d'établissements supérieurs prêts à se lancer dans l'aventure, malgré le caractère unique de chaque contexte, de chaque université. Il n'y a pas deux "Centres d'apprentissage" semblables, mais tous ont un certain nombre de points communs et doivent faire l'objet d'une réflexion : c'est un passage obligé (quels locaux, qui est impliqué, quel personnel embaucher, comment organiser le financement de la construction...).

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*Caisse des Dépôts et des Consignations :  institution financière publique qui effectue des missions d'intérêt général en investissant entre autres dans la construction de logements sociaux, dans le financement des PME, des universités..."Banquier du service public de la Justice et de la Sécurité Sociale", elle s'associe aux collectivités locales pour le développement du territoire.

** Learning Centre : littéralement, "Centre d'Apprentissage", le Learning Centre est, dans une fac, une structure unique qui regroupe des services et des ressources multiples autour de la culture, des TIC et de la pédagogie. C'est une sorte de bibliothèque augmentée qui met un point d'honneur à ce que l'usager _souvent un étudiant, un prof ou un chercheur, s'y sente bien et le reconnaisse comme un lieu de vie convivial et pratique autant que comme un espace de recherche et d'apprentissage.

Mettre en place un Learning Centre ; enjeux et problématiques. Caisse des Dépôts. Conférence des Présidents d'Université. 2011. 162 p.